Un Calendly intégré à votre CRM

Comment fonctionne le lien de réservation ?

Chaque conseiller crée ses liens de réservation personnels, à une adresse du type /rdv/votre-nom suivie d’un suffixe aléatoire. Chaque lien a ses propres réglages.

• Un intitulé et un type d’entretien.
• Une durée, de 15 minutes à 3 heures.
• Une ou plusieurs formes : présentiel, visio, téléphone, à domicile.
• Un délai minimum, un horizon de 1 à 90 jours et, au besoin, « jamais le jour même ».
• Un usage unique ou réutilisable ; vous pouvez désactiver le lien ou renouveler son adresse.
• Depuis une fiche client, « Proposer un rendez-vous » envoie un lien à usage unique par e-mail, par SMS ou les deux, avec un message personnel ; l’envoi apparaît dans l’historique de la fiche.

Quels créneaux le prospect voit-il ?

Les créneaux suivent vos heures d’ouverture, jour par jour, avec jusqu’à deux plages (par défaut du lundi au vendredi, de 9 h à 12 h et de 14 h à 17 h). Ils s’enchaînent selon la durée de l’entretien, à l’heure de Bruxelles. Deux personnes ne peuvent jamais réserver le même créneau, même en cliquant au même moment.

Sont retirés des créneaux proposés :

• vos rendez-vous AssurX ;
• les événements de Google Agenda synchronisés, dont la copie est mise à jour toutes les 15 minutes ;
• les réservations en cours ;
• les journées entières occupées dans Google, qui ferment la journée.

Que se passe-t-il dans le CRM quand un prospect réserve ?

• Le rendez-vous est rattaché à la fiche visée par le lien, sinon à la fiche du portefeuille qui porte le même e-mail, sinon à une nouvelle fiche « prospect ».
• Il est créé « planifié », avec la note « Demandé en ligne » et le motif saisi par le prospect.
• Le conseiller reçoit un e-mail à chaque réservation et à chaque annulation.
• Pour une visio, un lien Google Meet est créé automatiquement si le conseiller a connecté Google Agenda.

Confirmation, rappel et annulation

• Le visiteur reçoit un e-mail de confirmation : date, heure, durée, forme, adresse, lien de visio le cas échéant, invitation d’agenda (.ics), bouton « Ajouter à mon agenda » et lien d’annulation.
• Environ 24 h avant, un rappel part par e-mail, et par SMS si un portable a été donné ; aucun rappel pour un rendez-vous pris moins de 24 h à l’avance.
• Le client annule par son lien personnel : le créneau se libère, le rendez-vous passe « annulé » et disparaît de Google Agenda.
• Il n’y a pas de report en ligne : le client annule, puis reprend un créneau.

Comment les réservations sont-elles protégées ?

• Un champ piège arrête les robots.
• Les demandes sont freinées par adresse e-mail et par adresse IP.
• Le consentement du visiteur est obligatoire.
• Le serveur revérifie que le créneau est libre avant de l’accepter.

Questions fréquentes