Comment passer du tableur à un CRM de courtage ?

Passer du tableur à un CRM de courtage se fait mieux par étapes que d’un seul bloc. Dans AssurX, il n’existe pas de chargement d’un fichier de tableur en libre-service : les fiches se créent à la main, à la voix, depuis l’application iPhone et Android ou par la prise de rendez-vous en ligne (en accès anticipé). Le plus efficace est de reprendre d’abord les clients actifs, puis le reste au fil des rendez-vous.

Pourquoi pas un transfert en un clic ?

C’est une limite à connaître avant de choisir. Un tableur mélange souvent des colonnes libres, des doublons et des informations obsolètes ; un transfert massif reporterait ces défauts dans le nouvel outil. Reprendre les fiches progressivement est aussi l’occasion de les vérifier et de démarrer sur des données à jour.

Comment s’y prendre, étape par étape ?

1. Triez : repérez dans le tableur les clients actifs et ceux dont une échéance approche.
2. Créez les fiches prioritaires : nom, coordonnées, statut, conseiller attribué.
3. Rattachez les contrats : référence, compagnie, dates, prime, échéance.
4. Gardez le tableur en lecture : consultez-le pour les clients pas encore repris.
5. Reprenez le reste au fil de l’eau : chaque rendez-vous ou appel est l’occasion de créer ou de compléter une fiche.

Quels raccourcis évitent la ressaisie ?

Raccourci	Ce qu’il fait
Donna, l’assistante vocale	Crée ou modifie un client, crée un contrat, après reformulation et confirmation orale (par défaut)
Importer un contrat (PDF), sur le web	L’IA lit le PDF et pré-remplit le formulaire ; le courtier vérifie
Prise de rendez-vous en ligne	Crée la fiche du visiteur sans ressaisie (en accès anticipé, ouverte compte par compte)
Google Agenda	À la connexion, les événements de 7 jours en arrière à 24 mois en avant arrivent comme rendez-vous à rattacher à un client (les fiches restent à créer)
Application iPhone et Android	Création d’un client depuis l’écran Clients

Pour la prise de rendez-vous, le client est rattaché à la fiche visée par le lien, sinon à une fiche portant le même e-mail, sinon une nouvelle fiche « prospect » est créée. Voir la page prise de rendez-vous en ligne. Pour la voix, voir assistante vocale Donna.

Que devient le tableur ?

Conservez-le comme archive tant que toutes les fiches ne sont pas reprises, puis rangez-le dans un dossier daté. Évitez de le mettre à jour en parallèle : deux sources de vérité recréent le problème que le CRM devait résoudre. Une fois la bascule faite, la fiche client devient la seule référence ; la page import et données précise ce qu’AssurX permet d’entrer et de récupérer.

Et si l’on veut garder une copie de ses données ?

AssurX ne propose pas d’export en libre-service. La restitution se fait sur demande, en formats ouverts, et elle est comprise dans l’abonnement. Pour comparer l’approche avec celle d’un tableur, lisez AssurX ou tableur.

Par où commencer cette semaine ?

Choisissez cinq clients dont une échéance approche, créez leurs fiches et leurs contrats, puis suivez-les avec des rappels. Vous verrez vite ce que le CRM apporte, avant d’engager la reprise du reste. L’article sur le suivi des échéances montre comment.