Enregistrer un entretien client : ce qu’il faut savoir
Mis à jour le 20 octobre 2026 · Yahia Lhouaoui
Cet article est informatif et ne constitue pas un avis juridique.
Enregistrer un entretien, c’est collecter des données personnelles : le client doit en être informé au moment de la collecte. Pour les conversations téléphoniques et électroniques, l’Autorité de protection des données rappelle qu’il est en principe interdit de les enregistrer, sauf exceptions, et que toutes les parties doivent être informées au préalable. Le réflexe à prendre est donc toujours le même : prévenir le client avant d’appuyer sur le bouton.
Que dit le RGPD sur l’information du client ?
L’article 13 du RGPD impose d’informer la personne au moment où ses données sont collectées. Enregistrer la voix du client est une collecte de données : il doit en être informé à ce moment-là.
Les autres repères du RGPD pour un cabinet sont rassemblés dans RGPD pour un courtier en assurance.
Que dit l’APD sur les conversations téléphoniques ?
L’Autorité de protection des données consacre une page aux conversations téléphoniques professionnelles. Elle vise les conversations téléphoniques et électroniques, pas un entretien en face à face.
| Règle (page de l’APD) | Contenu |
|---|---|
| Principe | il est en principe interdit d’enregistrer des conversations électroniques |
| Exceptions | consentement de toutes les parties ; preuve de transactions commerciales ; contrôle de la qualité ; obligation prévue par la loi |
| Information | toutes les parties sont informées avant l’enregistrement, notamment de la finalité et de la durée de conservation |
Les bonnes pratiques avant d’enregistrer
- Annoncer l’enregistrement dès le début de l’entretien.
- Expliquer pourquoi : rédiger le compte rendu sans prendre de notes pendant l’échange.
- Dire combien de temps l’audio et le compte rendu sont gardés.
- Laisser le choix : si le client refuse, l’entretien se fait sans enregistrement.
Comment AssurX encadre l’enregistrement
Le compte rendu de réunion par IA part d’un enregistrement lancé depuis la fiche client sur le web, ou depuis l’application iPhone et Android ; un fichier audio peut aussi être importé sur le web.
- Avant : sur le web, AssurX affiche un rappel : informer le client avant tout enregistrement (consentement requis).
- Pendant : sur l’application iPhone et Android, si le réseau manque, l’enregistrement est mis en file d’attente puis envoyé.
- Après : le courtier relit, corrige et valide le compte rendu, rattaché à la fiche client.
- Conservation : l’audio est supprimé automatiquement après 30 jours ; la transcription et le compte rendu restent dans la fiche.
Où ces données sont traitées : Données hébergées dans l’Union européenne ; IA européenne, aucun traitement d’IA hors de l’UE.
Pour aller plus loin, voir Droits des clients sur leurs données et le compte rendu d’entretien.
Questions fréquentes
Peut-on enregistrer un appel téléphonique avec un client ?
Selon l’Autorité de protection des données, il est en principe interdit d’enregistrer des conversations électroniques. Des exceptions existent : le consentement de toutes les parties, la preuve de transactions commerciales, le contrôle de la qualité ou une obligation prévue par la loi. Toutes les parties doivent être informées avant, notamment de la finalité et de la durée de conservation.
La page de l’APD vise-t-elle aussi un entretien en face à face ?
Non. Cette page porte sur les conversations téléphoniques et électroniques, pas sur un entretien en face à face. Dans tous les cas, le RGPD impose d’informer la personne au moment de la collecte de ses données (article 13).
Combien de temps AssurX garde-t-il l’audio d’un entretien ?
L’audio est supprimé automatiquement après 30 jours. La transcription et le compte rendu restent dans la fiche client.