Ce qu’un CRM peut documenter pour un courtier

Avant chaque contrat, le courtier précise les exigences et les besoins de son client sur la base des informations obtenues. La loi du 4 avril 2014 impose de conserver le dossier client et l’enregistrement des activités pendant 5 ans, 7 ans si la FSMA le demande. Un CRM ne fait pas ce travail à la place du courtier, mais il en garde des traces datées et faciles à retrouver.

Ce que la règle demande de documenter

Obligation	Texte	Trace utile dans le dossier
Préciser les exigences et besoins du client avant le contrat, sur la base des informations obtenues	loi du 4 avril 2014, article 284 §1 ; IDD, article 20	l’analyse des besoins
Produits d’investissement fondés sur l’assurance : test d’adéquation en cas de conseil, test du caractère approprié sinon	loi du 4 avril 2014, article 296	le résultat des tests
En cas de conseil sur ces produits, déclaration d’adéquation sur support durable avant la conclusion	IDD, article 30.5	la déclaration
Produits d’investissement fondés sur l’assurance : enregistrements des évaluations	règlement délégué 2017/2359, article 19	les enregistrements, conservés au moins pendant la durée de la relation
Dossier client et enregistrement des activités	loi du 4 avril 2014, articles 290 et 291	le dossier, conservé 5 ans, 7 ans si la FSMA le demande

Pour aller plus loin : Devoir d’information et de conseil et le terme devoir de conseil.

Que rappelle la FSMA sur la conservation ?

Selon la FSMA, dans son rapport sectoriel de novembre 2024 sur le devoir de diligence des courtiers (produits d’épargne et d’investissement) :

• les données collectées sont à conserver au moins cinq ans ;
• une déclaration d’adéquation est à établir pour chaque conseil, même sans souscription.

Ce qu’AssurX conserve

Trace	Ce qu’elle contient
Comptes rendus validés	résumé, besoins, objections, produits évoqués, prochaines étapes ; relus, corrigés (mention « corrigé le … par … ») et validés par le courtier
Notes	datées et signées par leur auteur
Documents	les documents du client réunis, avec visionneuse PDF
Historique	fil d’activité (contrats, rendez-vous, tâches, invitations)
Journal des modifications	qui a modifié quel champ, avec l’ancienne et la nouvelle valeur
Journal des consultations	non modifiable, conservé 12 mois, lu par l’administrateur

Le compte rendu de réunion par IA est rattaché à la fiche, dans l’onglet Comptes rendus. Où ces données sont traitées : Données hébergées dans l’Union européenne ; IA européenne, aucun traitement d’IA hors de l’UE.

Ce qu’un CRM ne fait pas

• Il ne rédige pas la déclaration d’adéquation et ne réalise pas les tests d’adéquation.
• Il ne décide pas de ce qui doit être conservé : c’est au cabinet de le déterminer, selon ses obligations.
• Il ne remplace pas l’examen du cabinet sur ses obligations ; la conformité reste sa responsabilité.

Les autres articles de ce guide : Conformité FSMA et RGPD.