Prise de rendez-vous en ligne : guide pour courtier

Laisser ses clients et prospects réserver eux-mêmes un créneau évite les échanges de messages pour trouver une date. La fonction de prise de rendez-vous en ligne d'AssurX est en accès anticipé, ouverte compte par compte. Cet article montre comment l'organiser pour qu'elle serve le cabinet.

Comment fonctionne un lien de réservation ?

Chaque conseiller dispose de liens personnels, dont l'adresse se termine par un suffixe aléatoire. Pour chaque lien, on règle :

• l'intitulé et le type d'entretien ;
• la durée, de 15 minutes à 3 heures ;
• une ou plusieurs formes : présentiel, visio, téléphone, à domicile ;
• le délai minimum avant un rendez-vous et l'horizon de réservation (de 1 à 90 jours) ;
• un usage unique ou réutilisable, et l'option « jamais le jour même ».

Un lien se désactive à tout moment, et son adresse peut être renouvelée si elle a circulé trop largement.

Comment les créneaux sont-ils calculés ?

Le conseiller indique ses heures d'ouverture par jour, avec jusqu'à deux plages. Par défaut : du lundi au vendredi, de 9 h à 12 h et de 14 h à 17 h, heure de Bruxelles. Les créneaux s'enchaînent selon la durée choisie, puis AssurX retire ce qui est déjà pris :

1. les rendez-vous AssurX ;
2. les événements Google Agenda synchronisés (copie mise à jour toutes les 15 minutes) ;
3. les réservations en cours.

Une journée entière occupée dans Google ferme la journée. Deux personnes ne peuvent pas obtenir le même créneau, même en cliquant en même temps.

Que se passe-t-il après la réservation ?

• La fiche se crée sans ressaisie : rattachement à la fiche visée par le lien, sinon à une fiche du portefeuille portant la même adresse e-mail, sinon nouvelle fiche « prospect ».
• Le rendez-vous est planifié dans l'agenda, avec la note « Demandé en ligne » et le motif saisi.
• Le visiteur reçoit une confirmation : date, heure, durée, forme, adresse ou lien de visio, invitation d'agenda et lien d'annulation.
• Le conseiller reçoit un e-mail à chaque réservation et à chaque annulation.
• Un rappel part environ 24 heures avant, par e-mail et par SMS si un portable est donné. Un rendez-vous pris moins de 24 heures à l'avance n'a pas de rappel.

Si le conseiller a connecté Google Agenda, un lien Google Meet est créé automatiquement pour les rendez-vous en visio.

Peut-on proposer un rendez-vous à un client existant ?

Oui. Depuis la fiche, « Proposer un rendez-vous » envoie un lien à usage unique par e-mail, par SMS ou les deux, avec un message personnel. L'envoi apparaît dans l'historique de la fiche.

Quelles protections contre les abus ?

Le formulaire public comporte un champ piège contre les robots, un freinage par adresse e-mail et par adresse IP, et un consentement obligatoire. Le serveur revérifie le créneau au moment de la réservation.

Pour la suite, voir l'organisation de la semaine et la page prise de rendez-vous en ligne.