Comment transférer un portefeuille client ?

Transférer un portefeuille consiste à confier des clients à un autre conseiller du même cabinet, avec leur historique et leurs tâches ouvertes. AssurX permet de le faire pour tout un portefeuille, pour un seul client ou pour une sélection. Chaque transfert est consigné dans un journal.

Quand a-t-on besoin d'un transfert ?

• le départ d'un collaborateur ;
• une absence de longue durée sans date de retour ;
• une réorganisation des équipes ;
• la reprise d'une clientèle par un nouveau conseiller.

Qui peut transférer quoi ?

Rôle	Ce qu'il peut transférer
Administrateur	Tout le cabinet
Responsable	Entre deux membres de son équipe
Conseiller	Rien

Un transfert reste interne : il ne sort jamais du cabinet.

Que se passe-t-il pour les tâches et l'historique ?

Les tâches ouvertes suivent le client. Le nouveau conseiller voit la fiche, les contrats, les comptes rendus et l'historique, et peut reprendre le suivi sans repartir de zéro. Chaque transfert est journalisé, ce qui permet de retrouver qui a confié quoi, et quand.

Comment préparer un transfert ?

1. Faire le point sur les clients concernés : tout le portefeuille ou une sélection ?
2. Régler les tâches en retard ou les reporter, pour que le nouveau conseiller ne reçoive pas un arriéré caché.
3. Choisir le bon destinataire, de préférence dans la même équipe.
4. Prévenir les clients si leur interlocuteur change, par un message du conseiller sortant ou du responsable.
5. Vérifier la fiche après coup, notamment le conseiller attribué.

Faut-il transférer ou partager ?

Si le besoin est temporaire, un partage de client suffit : le collègue lit la fiche, ajoute des notes et crée ses tâches, sans modifier les contrats. Si la relation change durablement de main, le transfert est le bon outil.

Pour les droits de chaque rôle, voir la page travail en équipe et, pour une structure à plusieurs niveaux d'encadrement, réseau de courtiers.